Jahreshauptversammlung online einladen: Was Vereine dürfen

Der Herbst, in dem die Einladung wieder ansteht

Ob TSG Hatten-Sandkrug, OBV Sandkrug oder ein kleiner Ortsverein irgendwo zwischen Wardenburg und Großenkneten. Jeden Herbst steht bei vielen Vereinen im Landkreis Oldenburg dasselbe an: Die Jahreshauptversammlung muss angekündigt werden, und im Vorstand fragt sich meistens jemand, ob eine E-Mail an alle Mitglieder eigentlich reicht oder ob doch wieder Briefe geschrieben werden müssen.

Diese Unsicherheit ist verständlich. Die Satzung vieler Vereine ist Jahrzehnte alt und spricht von "schriftlicher Einladung", ohne E-Mail überhaupt zu erwähnen. Was das konkret bedeutet und was sich seit der Vereinsrechtsreform 2023 zusätzlich geändert hat, klärt dieser Artikel.

Fristen und Pflichtinhalte der Einladung

Die Einberufung einer Mitgliederversammlung richtet sich nach § 32 BGB in Verbindung mit deiner Vereinssatzung. Wichtig ist zunächst, dass die in der Satzung festgelegte Einladungsfrist eingehalten wird, diese variiert von Verein zu Verein und steht meistens direkt in der Satzung.

Neben dem Termin und Ort gehört die vollständige Tagesordnung zwingend zur Einladung. Wird ein Punkt nicht in der Tagesordnung angekündigt, kann darüber grundsätzlich kein wirksamer Beschluss gefasst werden. Das betrifft besonders wichtige Punkte wie Satzungsänderungen oder Vorstandswahlen, die häufig auf Herbst-Versammlungen anstehen.

Einladung per E-Mail: Was rechtlich gilt

Hier herrscht bei vielen Vorständen die größte Unsicherheit. Viele ältere Satzungen sprechen von "schriftlicher Einladung", ohne E-Mail ausdrücklich zu erwähnen. Die gute Nachricht: Die Rechtsprechung, unter anderem das OLG Hamm in einer viel zitierten Entscheidung, wertet eine solche Satzungsklausel meistens als sogenannte gewillkürte Schriftform nach § 127 BGB. Diese kann durch elektronische Übermittlung, also auch per E-Mail, ersetzt werden, solange die Satzung keinen ausdrücklich abweichenden Willen erkennen lässt.

Wichtig bleibt dabei: Der Verein trägt die Beweislast dafür, dass jedes Mitglied die Einladung tatsächlich erreicht hat. Es lohnt sich also, Versandnachweise oder zumindest eine dokumentierte Versandliste aufzubewahren. Für Mitglieder ohne bekannte E-Mail-Adresse braucht es weiterhin einen alternativen Weg, etwa Brief oder Aushang, damit niemand von der Einladung ausgeschlossen wird.

Termin, Tagesordnung und Zugangsdaten auf der Website

Die Vereins-Website kann die satzungsgemäße Einladung sinnvoll ergänzen, sie aber nicht ersetzen. Wenn deine Satzung eine individuelle Zustellung an jedes Mitglied vorschreibt, reicht eine reine Veröffentlichung auf der Website allein nicht aus.

Trotzdem lohnt sich eine zusätzliche Ankündigung online. Termin, Ort und Tagesordnung öffentlich auf der Website zu zeigen, hilft vor allem Mitgliedern, die die E-Mail übersehen oder den Termin vergessen haben, sich schnell noch einmal zu informieren. Bei hybrider oder virtueller Durchführung ist die Website zudem ein guter Ort, um den Zugangslink oder die Einwahldaten zentral bereitzustellen, ohne diese offen für jeden sichtbar zu veröffentlichen.

Wie ich bereits im Artikel zum Aufbau einer Vereinshomepage beschrieben habe, ist eine der häufigsten Schwachstellen bei Vereins-Websites, dass Zugangsdaten und Ansprechpartner nur eine Person kennt. Für eine JHV-Ankündigung mit Zugangslink gilt das erst recht, ein zentraler, dokumentierter Zugang erspart Stress in letzter Minute.

Hybride und virtuelle Versammlung: Was seit der Gesetzesänderung gilt

Seit dem 21. März 2023 gilt eine wichtige Erleichterung im Vereinsrecht. Für eine hybride Versammlung, bei der die Versammlung weiterhin vor Ort stattfindet und einzelne Mitglieder zusätzlich elektronisch teilnehmen können, braucht es keine vorherige Satzungsregelung mehr. Der Vorstand kann das eigenständig entscheiden und muss bei der Einberufung lediglich angeben, wie die elektronische Teilnahme technisch funktioniert.

Für eine rein virtuelle Versammlung ohne physischen Versammlungsort gilt das nicht ganz so einfach. Dafür braucht es zunächst einen Beschluss der Mitgliederversammlung, der festlegt, dass künftige Versammlungen auch komplett virtuell einberufen werden können. Erst mit diesem vorherigen Beschluss darf der Vorstand später zu einer rein virtuellen JHV einladen.

Für die meisten Vereine im Landkreis Oldenburg dürfte die hybride Form der pragmatischere Einstieg sein. Sie erlaubt es, weit entfernt wohnenden oder verhinderten Mitgliedern die Teilnahme zu ermöglichen, ohne dass vorher ein eigener Beschluss oder eine Satzungsänderung nötig wäre.

Fazit

Die Jahreshauptversammlung digital anzukündigen, ist für die meisten Vereine im Landkreis Oldenburg rechtlich unkomplizierter, als viele Vorstände annehmen. Entscheidend ist, den genauen Wortlaut der eigenen Satzung zu kennen und bei hybrider oder virtueller Durchführung die technischen Details klar in der Einladung zu beschreiben.

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